Housing & Social Services Clerk – Bilingual, Temporary (Up to 9 Months)     

Department/Division: Housing & Social Services        

Reports to:    Supervisor, Client and Finance Administration  

Number of vacancies: 1

Bargaining Unit: CUPE

Hours of Work: 35 hours/week

Rate of Pay: $28.57 – $34.97/Hour, *Note: In accordance with the Collective Agreement, a $1.40 per hour second language premium will be paid when duties require the use of a language other than English.

Closing Date: March 26, 2026

Opening Statement

The City of Kingston is grateful to experience the traditional territories of Anishinabek (Ah-nish-nah-beg), Haudenosaunee (Ho-den-o-show-nee) and Huron-Wendat (huron-wen·dat). Kingston is a smart, livable city in the heart of eastern Ontario. Its stable and diversified economy includes global corporations, innovative start-ups and all levels of government.

At the City of Kingston, we believe that diversity and inclusion are essential elements of a thriving workplace. We value the unique perspectives and experiences that each individual brings to our team. As we continue to grow, we are dedicated to creating an environment where all employees feel welcomed, respected, and empowered to contribute their best work. The City of Kingston views diversity as its strength and we encourage applications from individuals of all backgrounds, including those from underrepresented communities.

As staff, you play a pivotal role in enhancing people’s lives by delivering exceptional, customer-centered services of the highest quality. Within our highly ethical environment, you’ll embrace accountability by consistently going above and beyond, actively listening to our customers, creatively addressing their needs, and maintaining unwavering respect for all individuals you serve. As a result, you’ll become an integral part of our qualified and dynamic team, recognized for its compassion, excellence, integrity, inclusivity, and adaptability.

Job Summary

*Note: In accordance with the Collective Agreement, a $1.40 per hour second language premium will be paid when duties require the use of a language other than English.

**Note this is a temporary position covering full-time hours for up to 9 months**

The Housing & Social Services Clerk (Bilingual) will provide clerical support for Housing & Social Services programs and work units. The Housing & Social Services Clerk (Bilingual) will perform general office duties including processing customer service inquiries over the phone and in person and schedule appointments, data processing, client/service provider payment/recoveries processing, document and file preparation and data management.

KEY DUTIES & RESPONSIBILITIES

Provide clerical support for Housing & Social Services programs and work units.

Responsible for general office duties including processing customer service inquiries, scheduling appointments, data entry, client/service provider payment/recoveries processing, document and file preparation and management.

Provide bilingual (English and French) customer service as required.

Other duties as assigned.

Qualifications
1 year certificate in human services or office administration or equivalent in education

1 year related clerical experience in a complex and fast paced work environment

Bilingual in English and French languages both written (French tested at the Intermediate level) and verbal (French tested at the Advanced level)

Experience in a government or human service agency preferred

Experience in bookkeeping, finance and data entry preferred

Preference will be given to those candidates with direct clerical experience in the Housing and Social Services department

Must demonstrate corporate values of Belonging, Collaboration, Accountability, and Innovation.

Skills, Abilities, & Work Demands

Excellent communication skills (written and verbal) in both English and French language

Proficient in typing with good level data entry typing skills (tested) and Basic Microsoft Office skills (Word and Excel Tested), mathematical skills

Strong organizational skills with the ability to meet deadlines and to learn and perform duties of a variety of assignments

Strong interpersonal, customer service and telephone skills

Observance of strict confidentiality required with knowledge of conflict resolution and interventions

Ability to manage difficult customer service interactions

Knowledge of provincial social assistance technologies (SAMS, OCCMS, YARDI) an asset

Must be able to obtain and maintain a satisfactory criminal reference check, including Vulnerable Sector.

Closing Statement
Please inform us of any accommodations we need to make to ensure a barrier-free recruitment experience. Accommodations are available in accordance with the Ontario Human Rights Code (OHRC)and Accessibility for Ontarians with Disabilities Act (AODA) at any stage in the recruitment process. We’re happy to provide more information if you email us at HRCity@cityofkingston.ca.

Please apply to Career Opportunities at: www.cityofkingston.ca/Careers
Your resumé must demonstrate how you meet position requirements. Please upload to your profile any educational Degrees, Diplomas and/or Certificates that are relevant and required for the position. We thank all who apply, however, only those selected for further consideration will be contacted. Information collected will be handled in accordance with the Municipal Freedom of Information and Protection of Privacy Act. The City of Kingston may utilize artificial intelligence (AI) assisted tools throughout the recruitment process. All final hiring decisions are made by qualified municipal staff.

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Titre du poste:

Greffier (greffière) de logement et des services sociaux – Bilingue

 

Département/Division: Logement et services sociaux

 

Nombre de postes: 1

Affiliation:  SCFP

Heures de travail: 35 heures / semaine

 

Taux de rémunération:

28,57 $ – 34,97 / heure, Conformément à la convention collective, une prime de 1,40 $ par heure sera versée lorsque les fonctions exigent l’utilisation d’une langue autre que l’anglais.

 

Date de clôture du poste: 26 mars 2026

 

Déclaration préliminaire

La ville de Kingston est reconnaissante de pouvoir profiter des territoires traditionnels de Anishinabek (Ah-nish-nah-beg), Haudenosaunee (Ho-den-o-show-nee) et des Huron-Wendat (huron-wen·dat). Kingston est une ville intelligente et agréable à vivre située au cœur de l’est de l’Ontario. Son économie stable et diversifiée comprend des entreprises internationales, des entreprises innovantes et tous les niveaux de gouvernement.

À la Ville de Kingston, nous croyons que la diversité et l’inclusion sont des éléments essentiels à un milieu de travail prospère. Nous valorisons les perspectives et les expériences uniques que chaque personne apporte à notre équipe. Alors que nous continuons de croître, nous nous engageons à créer un environnement où tous les employés se sentent accueillis, respectés et habilités à donner le meilleur d’eux-mêmes. La Ville de Kingston considère la diversité comme une force et nous encourageons les candidatures de personnes de tous horizons, y compris celles de communautés sous-représentées.

En tant que membre du personnel, vous jouez un rôle essentiel dans l’amélioration de la vie des gens en fournissant des services exceptionnels, centrés sur le client et de la plus haute qualité. Dans notre environnement hautement éthique, vous assumerez vos responsabilités en allant toujours plus loin, en écoutant activement nos clients, en répondant de manière créative à leurs besoins et en faisant preuve d’un respect sans faille envers toutes les personnes que vous servez. Vous deviendrez ainsi un membre à part entière de notre équipe qualifiée et dynamique, reconnue pour sa compassion, son excellence, son intégrité, son inclusivité et sa capacité d’adaptation.

 

 

Brève description du poste

*Veuillez noter qu’il s’agit d’un poste temporaire à temps plein pour une durée maximale de 9 mois.*

Le greffier (greffière) de logement et des services sociaux (bilingue) fournira un soutien administratif aux programmes et aux unités de travail du logement et des services sociaux. Le greffier (greffière) de logement et des services sociaux effectuera des tâches administratives générales, notamment le traitement des demandes de renseignements du service à la clientèle et la prise de rendez-vous, le traitement des paiements et des recouvrements des clients et des fournisseurs de services, la préparation des documents et des dossiers, ainsi que la gestion des données.

FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS PRINCIPALES:

Fournir un soutien administratif aux programmes et aux unités de travail des services sociaux et du logement.

Assumer les tâches administratives générales, notamment : traiter les demandes de renseignements des clients, fixer les rendez-vous, saisir les données, traiter les paiements et les recouvrements des clients et des fournisseurs de services, préparer et gérer les documents et les dossiers.

Fournir un service à la clientèle bilingue (anglais et français) au besoin.

Accomplir d’autres tâches assignées.

 

Formation, expérience et compétences

Certificat d’un an en services sociaux ou en administration de bureau ou équivalent en éducation.

Un (1) an d’expérience administrative dans un environnement de travail complexe et dynamique.

Bilingue en anglais et en français, tant à l’écrit (testé au niveau intermédiaire) qu’à l’oral (testé au niveau avancé).

Expérience dans une agence gouvernementale ou de services sociaux préférée.

Expérience en comptabilité, finance et saisie de données est préférée.

La préférence sera donnée aux candidats ayant une expérience directe en tant qu’employé de bureau dans le département du logement et des services sociaux.

 

Connaissances, aptitudes et exigences du poste

Excellentes compétences en communication (écrite et orale) en anglais et en français.

Maîtrise de la dactylographie avec de bonnes compétences en saisie de données (testées) et connaissances de base de Microsoft Office (Word et Excel testés), compétences en mathématiques.

Fortes compétences organisationnelles avec la capacité de respecter les délais et d’apprendre et d’exécuter diverses tâches.

Fortes compétences interpersonnelles, en service à la clientèle et en communication téléphonique.

Respect d’une confidentialité stricte requis, avec des connaissances en matière de résolution de conflits et d’interventions.

Capacité à gérer des interactions difficiles dans le cadre du service à la clientèle.

Connaissance des technologies provinciales d’aide sociale (SAMS, OCCMS, YARDI) un atout.

Le candidat doit obtenir et maintenir une vérification satisfaisante de son casier judiciaire, y compris une vérification du secteur vulnérable.

 

Déclaration finale

Veuillez nous informer de tout aménagement nécessaire pour garantir un processus de recrutement sans obstacle. Des aménagements sont disponibles conformément au Code des droits de la personne de l’Ontario (Code) et à la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario (LAPHO) à n’importe quelle étape du processus de recrutement. Nous serons heureux de vous fournir avec plus d’informations si vous nous envoyez un courriel à HRCity@cityofkingston.ca .
Veuillez postuler à la page « Opportunités de carrière » à l’adresse suivante : www.cityofkingston.ca/Careers.
Votre CV doit démontrer comment vous répondez aux exigences du poste. Veuillez télécharger dans votre profil tous les diplômes, certificats et / ou attestations pertinents et requis pour le poste. Nous remercions tous les candidats, mais seuls ceux retenus pour la suite du processus seront contactés. Les informations recueillies seront traitées conformément à la loi municipale sur la liberté d’information et la protection de la vie privée. La ville de Kingston peut utiliser des outils assistés par l’intelligence artificielle (IA) tout au long du processus de recrutement. Toutes les décisions finales d’embauche sont prises par le personnel municipal qualifié.